재고실사 절차 — 세고, 맞추고, 왜 달랐는지 남기기

얼마나 자주 해야 하나

정답은 품목마다 다릅니다. 많이 움직이고 값이 나가는 품목은 자주, 거의 안 움직이는 품목은 드물게 세면 됩니다. 흔히 쓰는 기준이 ABC 분류입니다.

이것이 순환실사입니다. 전체를 한 번에 세는 대신 매달 일부씩 돌아가며 셉니다. 영업을 멈추지 않아도 되고, 어긋남을 몇 달 뒤가 아니라 몇 주 안에 발견합니다 — 그래야 원인을 기억해 낼 수 있습니다.

세기 전에 할 일

1. 밀린 전표를 먼저 처리합니다. 적지 않은 입고·출고가 남아 있으면 그건 실사가 아니라 입력 지연을 발견하는 일이 됩니다. 세기 전에 반드시 비웁니다.
2. 기준 시점을 정합니다. "오늘 영업 종료 후" 처럼 정해 두고, 그 뒤에 움직인 물건은 다음 날 것으로 넘깁니다.
3. 실사표를 뽑습니다. 품목·창고·위치가 적히고 장부 수량 칸은 비어 있는 표가 좋습니다.
4. 애매한 물건의 처리를 미리 정합니다. 반품 대기, 검수 전 입고, 고객에게 보낸 샘플 — 셀지 말지를 세기 전에 정해 두지 않으면 사람마다 다르게 셉니다.

장부 수량을 인쇄해서 나가지 마세요. 숫자가 눈앞에 있으면 사람은 무의식적으로 그 숫자에 맞춰 셉니다("29개쯤 되겠지" → 30 기입). 세는 사람은 몇 개인지만 적고, 비교는 돌아와서 합니다.

차이가 났을 때

차이는 발견하는 것이지 잘못이 아닙니다. 중요한 것은 차이를 어떻게 남기느냐입니다.

먼저 다시 확인합니다

• 다른 창고·다른 선반에 있지 않은가 (가장 흔한 원인)
• 비슷한 품목과 헷갈리지 않았나
• 세는 단위가 달랐나 (박스 vs 낱개)
• 세는 시점 뒤에 나간 물건이 아닌가

그래도 다르면 기록으로 남깁니다

현재고를 실사 수량으로 덮어쓰는 것이 아니라, 차이만큼의 조정 기록을 더합니다. 장부 30, 실물 27이면 −3 짜리 조정 한 줄이 남습니다. 이렇게 해야 나중에 "이 품목은 반년 동안 세 번 어긋났고 매번 모자랐다" 같은 것이 보입니다.

더하기빼기의 재고실사 화면은 이 방식입니다 — 센 수량을 넣으면 차이를 기타입출고 전표로 만들어 붙입니다. 사유를 함께 적어 두면 몇 달 뒤에도 설명이 남습니다.

차이를 줄이는 쪽으로 쓰기

실사의 목적은 숫자를 맞추는 것이 아니라 다음번엔 덜 틀리게 만드는 것입니다. 차이가 난 품목을 모아 놓고 보면 대체로 몇 가지 패턴으로 모입니다.

• 늘 모자라는 품목 — 기록 없이 나가는 길이 있습니다. 샘플, 사내 사용, 소분 판매를 의심합니다
• 왔다 갔다 하는 품목 — 단위 문제이거나 비슷한 품목과 섞이는 것입니다
• 특정 창고만 틀린다 — 그 창고의 이동 기록이 빠지고 있습니다

원인을 하나 없앨 때마다 다음 실사가 눈에 띄게 가벼워집니다. 실사 결과를 그냥 맞추고 끝내면 같은 차이가 매번 되돌아옵니다.

다음 단계

• 왜 어긋나는지 — 재고관리 기본
• 안 움직이는 재고를 정리하려면 — 안전재고와 재발주점

차이가 났을 때 — 원인별로 처리가 다릅니다

차이를 그냥 조정으로 밀어 넣으면 다음 달에 같은 차이가 또 납니다. 조정 전에 원인 후보를 한 번은 훑어야 합니다.

"두 품목이 정반대"는 조정하면 안 됩니다. 조정으로 맞추면 두 품목 모두 수량은 맞는데 매입·매출 통계와 원가가 계속 틀린 채로 남습니다.

세는 사람을 어떻게 두나

• 담당자가 자기 구역을 세지 않게 합니다. 사람은 자기가 관리한 자리를 무의식적으로 "맞을 것"으로 봅니다. 구역을 바꿔 세면 눈에 띄는 것이 달라집니다.
• A급 품목은 두 사람이 따로 셉니다. 서로 모르게 세고 값이 다르면 그때만 다시 셉니다 — 금액이 큰 품목의 오류를 가장 싸게 잡는 방법입니다.
• 세는 동안 입출고를 멈춥니다. 못 멈추면 그 시간의 전표를 따로 모아 두었다가 실사 뒤에 처리합니다.
• 끝나고 바로 입력합니다. 종이를 하루 묵히면 글씨를 못 알아보거나 종이가 사라집니다.