엑셀 재고관리에서 넘어오기 — 무엇을 옮기고 무엇을 버리나

엑셀이 한계에 닿는 지점

엑셀 자체가 나쁜 도구여서가 아닙니다. 재고라는 일이 엑셀이 잘하는 모양과 어긋나기 시작하는 것입니다. 아래 중 둘 이상이면 옮길 때가 된 것입니다.

• 파일이 여러 개다. '재고_최종.xlsx', '재고_최종_수정.xlsx', '재고_진짜최종.xlsx' — 어느 것이 맞는지 아무도 확신하지 못합니다.
• 둘 이상이 동시에 고친다. 한 사람이 열어 두면 다른 사람은 읽기 전용으로 열리고, 결국 각자 고친 뒤 나중에 합칩니다. 합치는 과정에서 반드시 뭔가 사라집니다.
• 현재고를 손으로 고친다. 수식이 깨졌거나 애초에 수식이 없다는 뜻입니다. 이 상태의 재고 숫자는 아무것도 보증하지 않습니다.
• "누가 언제 고쳤는지"를 못 찾는다. 수량이 이상한데 되짚을 수가 없습니다.
• 창고나 지점이 둘 이상이다. 시트를 나누는 순간 합계는 손으로 맞춰야 합니다.

과거 내역은 옮기지 않아도 된다

옮기기를 미루는 가장 큰 이유가 "그동안 쌓인 걸 다 옮겨야 할 것 같아서"입니다. 그럴 필요 없습니다. 재고관리는 어느 날의 실물 수량에서 다시 시작할 수 있습니다.

지금 창고에 있는 수량 = 기초재고. 여기서부터 입고·출고만 기록한다.

과거 3년치 입출고 내역은 엑셀 파일 그대로 보관하시면 됩니다. 필요할 때 열어 보면 되지 새 시스템에 밀어 넣을 이유가 없습니다. 옮기다가 어긋난 과거 데이터는 나중에 "이 숫자를 믿어도 되나"라는 의심만 남깁니다.

옮기는 순서

순서가 중요합니다. 뒤엣것이 앞엣것을 참조하기 때문에, 거꾸로 하면 두 번 일하게 됩니다.

병행 운영은 짧을수록 좋습니다. "당분간 엑셀에도 같이 적자"는 안전해 보이지만, 실제로는 두 숫자가 달라졌을 때 어느 쪽을 믿을지 아무도 못 정하는 상태가 됩니다. 기준일을 정하고 그날부터는 한 곳에만 적으세요.

품목을 옮길 때 정리할 것

옮기는 작업의 대부분은 품목입니다. 그리고 이때가 그동안 미뤄둔 정리를 할 유일한 기회이기도 합니다. 엑셀에서 그대로 복사해 붙이기 전에 셋만 보세요.

• 같은 물건이 다른 이름으로 두 줄 있지 않은가. "볼트M8", "볼트 M8", "M8볼트" 는 한 품목입니다. 나뉘어 있으면 재고도 나뉘어 잡힙니다.
• 단위가 섞여 있지 않은가. 사는 단위와 파는 단위가 다르면 지금 정리합니다 (재고관리 기본의 다섯 번째 경우).
• 안 쓰는 품목이 섞여 있지 않은가. 2년 넘게 움직이지 않은 품목은 지우지 말고 미사용으로 표시합니다 — 과거 기록은 남기되 선택 목록에서는 빠집니다.

품목 코드는 규칙이 있으면 좋지만 없어도 됩니다. 코드 체계를 정하느라 도입이 몇 달씩 미뤄지는 경우가 많은데, 코드는 나중에도 바꿀 수 있고 재고는 오늘도 움직입니다.

엑셀은 계속 쓰입니다

옮긴다고 엑셀과 헤어지는 것은 아닙니다. 오히려 자주 쓰게 됩니다 — 다만 기록하는 곳이 아니라 내보내서 보는 곳으로 역할이 바뀝니다. 품목을 한 번에 올릴 때, 조회 결과를 받아 볼 때, 거래처가 보내준 주문서를 올릴 때 엑셀이 그대로 쓰입니다.

더하기빼기는 품목·단가 화면에서 엑셀 범위를 복사해 표에 Ctrl+V 로 붙여넣을 수 있고, 어떤 조회 화면이든 엑셀로 내려받을 수 있습니다. 포스기나 거래처가 주는 양식은 한 번 칸을 맞춰 저장해 두면 다음부터 그대로 올라갑니다.

다음 단계

• 기준일과 첫 수량을 잡는 법 — 기초재고 잡는 법
• 옮긴 뒤 처음 맞춰 볼 때 — 재고실사 절차

엑셀을 완전히 버릴 필요는 없습니다

재고 대장을 엑셀로 두는 것이 문제이지, 엑셀 자체가 문제는 아닙니다. 옮긴 뒤에도 엑셀이 더 나은 자리가 있습니다.

"엑셀에서 고쳐서 다시 올린다"만 피하시면 됩니다. 그러면 어느 쪽이 정본인지 모르게 되고, 두 곳이 갈라진 순간부터 아무도 숫자를 믿지 않습니다. 올리는 방향은 엑셀 → 프로그램 한쪽으로만 두세요.

옮기다 자주 막히는 곳