"장부에는 30개인데 세어 보니 27개." 재고관리를 하다 보면 반드시 만나는 상황입니다. 원인은 생각보다 몇 가지 안 되고, 대부분 기록을 안 남긴 움직임 하나로 모입니다. 어긋나는 경우를 하나씩 짚고, 숫자를 덮어쓰지 않고 맞추는 방법까지 정리했습니다.

현재고는 '입력하는 값'이 아니다

재고관리의 출발점은 이 한 문장입니다. 현재고는 사람이 적어 넣는 숫자가 아니라 지금까지의 입고와 출고를 더하고 뺀 결과입니다.

현재고 = 기초재고 + 입고 합계 − 출고 합계

그래서 실물과 다르다고 현재고를 직접 고치면 안 됩니다. 고치는 순간 "왜 달라졌는지"가 사라지고, 다음 달에 같은 일이 생겨도 원인을 찾을 수 없습니다. 재고가 맞지 않는 회사와 맞는 회사의 차이는 대체로 성실함이 아니라 이 원칙을 지켰는지입니다.

어긋나는 다섯 가지 경우

가장 흔합니다. 급한 주문이라 먼저 보내고 나중에 적으려다 잊는 경우, 사장님이나 직원이 샘플로 들고 나간 경우, 사무실에서 쓴 경우가 여기 들어갑니다. 판매가 아니어도 창고에서 빠져나갔으면 출고입니다.

손님이 되돌려준 물건을 창고에 다시 넣어 두고 기록은 안 하면, 장부는 계속 적은 상태로 남습니다. 매입처로 돌려보낸 물건도 마찬가지입니다. 반품은 수량이 되돌아오는 기록이지 원래 전표를 지우는 일이 아닙니다 — 원래 거래는 있었던 일이니까요.

깨지거나 유통기한이 지나 버린 물건은 팔리지 않았지만 창고에는 없습니다. 이건 사유가 붙은 출고로 남겨야 합니다. 폐기가 얼마나 나오는지가 쌓이면 그 자체가 중요한 숫자가 됩니다.

창고가 둘 이상이면 총재고는 맞는데 창고별 재고가 틀리는 일이 생깁니다. 이동은 출고와 입고가 아니라 이동 기록 한 장으로 남기는 편이 낫습니다 — 총재고를 건드리지 않는다는 뜻이 그대로 드러나기 때문입니다.

박스로 사서 낱개로 파는 품목에서 자주 생깁니다. 20개들이 한 박스를 입고 1로 적고 출고는 낱개로 20번 적으면 재고가 −19가 됩니다. 사고파는 단위가 다르면 품목을 나누거나 단위를 하나로 통일해야 합니다. 머릿속 환산은 반드시 언젠가 어긋납니다.

실물과 장부가 달라졌을 때 할 일은 둘 중 하나입니다.

상황	무엇으로	남는 것
왜 달라졌는지 안다	사유를 붙인 조정 기록(기타입출고)	"폐기 3개" 처럼 원인이 그대로 남는다
이유는 모르고 숫자만 안다	재고실사 — 센 수량을 넣으면 차이가 조정 기록으로	언제 세었고 얼마가 차이였는지가 남는다

두 방법 다 현재고를 덮어쓰지 않습니다. 차이만큼의 기록을 더해서 결과적으로 수량이 맞게 만드는 것입니다. 그래서 나중에 "이 품목이 지난 반년 동안 몇 번 어긋났나"를 되짚어 볼 수 있습니다.

그날 것은 그날 적는다. 하루를 넘기면 기억이 아니라 추측으로 적게 됩니다. 입력이 오래 걸리는 게 문제라면 화면이 아니라 단위·품목 구조를 먼저 의심해 보세요.
움직임에는 전부 이름을 붙인다. 판매·구매만 기록하고 나머지를 "그냥 조정"으로 처리하면, 몇 달 뒤 조정만 잔뜩 남고 아무것도 설명하지 못합니다.
많이 움직이는 품목만 자주 센다. 전체를 반년에 한 번 세는 것보다, 상위 20% 품목을 매달 세는 편이 훨씬 잘 맞습니다 — 재고실사 절차에서 자세히 다룹니다.

"재고가 잘 맞는 편이다"는 관리가 아닙니다. 실사할 때마다 재고 정확도를 한 줄로 남겨 두면, 좋아지는지 나빠지는지가 보입니다.

재고 정확도 = 수량이 정확히 맞은 품목 수 ÷ 센 품목 수

금액이 아니라 품목 수로 세는 것이 요령입니다. 금액으로 재면 큰 품목 하나가 맞았을 때 나머지 실수가 전부 가려집니다. 그리고 ±1개도 틀린 것으로 칩니다 — "거의 맞았다"를 맞았다고 치기 시작하면 이 숫자는 아무 뜻이 없어집니다.

틀린 품목의 목록을 버리지 마세요. 다음 실사에서 또 틀린 품목이 나오면 그건 우연이 아니라 구조입니다 — 이름이 비슷하거나, 두 자리에 나눠 있거나, 낱개와 박스가 섞여 있는 경우가 대부분입니다.

그날 것은 그날 적습니다. 몰아서 적으면 기억으로 채우게 되고, 기억은 수량을 반올림합니다.
단위를 하나로 정합니다. 낱개로 받아 박스로 내보내면 반드시 어긋납니다. 품목마다 세는 단위를 하나로 못 박고, 다르면 아예 다른 품목으로 등록합니다.
샘플·증정도 기록합니다. "그냥 하나 드린 것"이 쌓여서 연말에 큰 차이가 됩니다 — 기타입출고에 사유를 달아 적으면 됩니다.
현재고를 손으로 고치지 않습니다. 고치는 순간 "왜 달라졌나"가 사라지고, 같은 원인이 다음 달에 그대로 반복됩니다.